Zeit für das Abrufen von EMails in Outlook einstellen

Da diese Anforderung in letzter Zeit öfter aufgetaucht ist, hier eine kleine Anleitung, wie man die Zeit für das Abrufen der EMails in Outlook einstellen kann:

Extras – Optionen – E-Mail – Setup – dann auf den Button „Senden/Empfangen“ klicken und im nun folgenden Dialogfenster, etwa unterhalb der Mitte bei „Automatische Übermittlung alle XX Minuten“ die gewünschte Zeit einstellen.

Das Dialogfenster schliessen, das Fenster „Optionen“ mit Klick auf „OK“ schliessen und: fertig!

Anstelle der hier gezeigten Zeit von 10 Minuten kann man natürlich jede andere Zeit einstellen, z.B. 15 Minuten oder 5 Minuten…

Outlook: Signaturen für unterschiedliche EMail-Konten

In einem älteren Artikel wurde schon beschrieben, wie man eine EMail-Signatur in Outlook anlegt.

Nun werden oftmals mehrere EMail-Adressen mit Outlook benutzt und man möchte diesen unterschiedlichen EMail-Konten auch eine jeweils andere Signatur zuordnen, die dann automatisch am Ende jeder neu erstellten EMail angezeigt wird.

Man erstellt wie in dem älteren Artikel „Signatur in Outlook einfügen“ beschrieben eine Signatur und mindestens eine weitere für ein zweites EMail-Konto.

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Regeln in Outlook sichern

Jeder kennt es: Man hat im Laufe der Zeit viele EMail-Regeln in Outlook angelegt, die dafür sorgen, dass eingehende EMails gleich beim Abrufen im gewünschten Unterordner in Outlook landen. Was aber, wenn nun die Festplatte den Geist aufgibt? Alle Regeln wieder neu erstellen? Nein, das muss nicht sein. Es geht viel einfacher!

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Word: Grafiken bzw. Clip-Arts in Dokumente einfügen

Eine recht einfache Möglichkeit, Dokumente in Word mit Grafiken „aufzupeppeln“ ist die Möglichkeit, Grafiken bzw. ClipArts einzufügen. Dabei kann man auf unzählige ClipArts in Word zugreifen.

Den Mauszeiger an die Stelle bewegen, an der man eine Grafik oder ein ClipArt haben möchte. In der Menüleiste auf „Einfügen“ klicken. Möchte man eine Grafik einfügen: auf das Symbol „Grafik“ klicken und im nun erscheinenden Dialogfeld die eigene Grafik auf dem Computer auswählen und mit Klick auf „Einfügen“ diese Grafik in das Dokument einfügen.

Möchte man ein ClipArt einfügen: auf das Symbol „ClipArt“ klicken und auf der rechten Seite im Feld „Suchen nach“ ein Suchwort eingeben (z.B. „Auto“). Auf das gewünschte Symbol klicken. Schon wird das gewünschte ClipArt in das Dokument eingefügt.

Diese ClipArts oder auch Bilder kann man bevorzugt in ein Textfeld einbinden, damit man dieses Textfeld frei an der gewünschten Position innerhalb des Dokuments positionieren kann.

Eine Anleitung zum Erstellen und Formatieren von Textfeldern in Word gibt es in einem früheren Artikel hier auf dieser Webseite…

Word 2007: Arbeiten mit Textfeldern

Eine einfache Möglichkeit, Dokumente in Word nach eigenem Geschmack und mit z.B. eigenen Bildern oder Grafiken zu gestalten, ist das Arbeiten mit Textfeldern. Vorteil dieser Textfelder ist die Möglichkeit, diese ganz frei und pixelgenau innerhalb des Dokuments zu positionieren und nach Belieben mit eigenen Bildern oder Grafiken zu füllen.

Anlegen eines Textfeldes:
Zum Anlegen eines Textfeldes klickt man in der Menüleiste auf „Einfügen“ und danach auf „Textfeld“. Im nun folgenden Auswahldialog klickt man auf „Einfaches Textfeld“. Nun wird ein Standard-Textfeld mit vorgegebener Größe, in vorgegebener Position und mit einem Standardtext in das Dokument eingefügt.

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Word-Vorlagen für Briefpapier und Etiketten

Für jeden Anwendungsfall die passende Vorlage: Mit diesen Vorlagen gestaltet man die eigene Korrespondenz auf einfachste Weise.

Wenn man Etiketten, Visitenkarten, Briefvorlagen oder CD-Hüllen erstellen möchte, hilft der Avery Zweckform Assistent. Mit ihm lassen sich die verschiedenen Formate mit Leichtigkeit erstellen und ausdrucken. Dieser Assistent hilft einem durch den kompletten Prozess des Druckens. Dazu muss man einfach das gewünschte Format auswählen, mit eigenen Bildern oder Texten bestücken und im Anschluss daran das neu erstellte Dokument am Drucker seiner Wahl ausdrucken.

Mit dem Musterbrief-Assistenten von Smart Tools erspart man sich langes Suchen nach einer passenden Formulierung. In einem Dialogfeld gibt es eine Auswahl an 50 Musterbriefen für die unterschiedlichsten Bedürfnisse. Alle angebotenen Musterbriefe enthalten Formularfelder, in die man flexible Angaben wie z.B. Datum oder Namen schnell eingeben kann.

Passend dazu: Der kostenlose Falz- und Lochmarken-Assistent von Smart Tools. Mit ihm kann man kurzer Zeit exakte Falz- und Lochmarken für Dokumente in Word erstellen.

EMails mit Regeln in Outlook ordnen

Eingehende EMails können mit dem Regelassistenten von Outlook bei Eingang automatisiert in einen gewünschten Unterordner verschoben werden. Dies macht vor allem dann Sinn, wenn man von vielen unterschiedlichen Absendern EMails bekommt oder wenn man mehrere EMail-Adressen auf einmal mit Outlook abruft und verwaltet.

Dazu die gewünschte EMail markieren, in der Menüleiste auf das Ordnersymbol klicken. Im Dialogfenster Haken bei „Von“ setzen. Haken bei „Element in Ordner verschieben:“ setzen, Schaltfläche „Ordner auswählen“ klicken und den gewünschten Ordner auswählen, in die diese Nachricht verschoben werden soll. Mit „Ok“ bestätigen.

Auf die Schaltfläche „Erweiterte Optionen…“ klicken, im nun erscheinenden Dialogfenster den Haken bei „nur auf diesem Computer“ deaktivieren, Schaltfläche „Weiter“, Haken bei „diese in den Ordner Zielordner verschieben“ aktiviert lassen, Schaltfläche „Weiter“ klicken.

Nun kann man – wenn gewünscht – noch Ausnahmen zu dieser Regel hinzufügen. Ansonsten: Schaltfläche „Weiter“ klicken, einen Namen für diese neue Regel vergeben. Darauf achten, dass der Haken bei „Diese Regel aktivieren“ gesetzt ist und einen Haken setzen bei „Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Ordner ‚Posteingang‘ befinden“ setzen und mit „Fertig stellen“ die Einstellungen bestätigen.

Diese neue Regel verschiebt nun alle Nachrichten, die vom gewählten Absender stammen in den gewünschten Ordner. Da der Haken bei „Diese Regel aktivieren“ im letzten Schritt gesetzt war, werden nun ab sofort alle eingehenden Nachrichten des ausgewählten Absenders automatisch in den gewünschten Zielordner verschoben.

Abwesenheitsnotizen in Outlook 2007

Jeder kennt es: Man ist für ein paar Tage in Urlaub oder auf Dienstreise und möchte, dass die Kunden eine entsprechende Information hierüber bekommen. Diese sogenannte Abwesenheitsnotiz läßt sich frei formulieren und man kann z.B. Ansprechpartner mitsamt Kontaktdaten in diesen Abwesenheitsnotizen nennen.

Eine ausführliche Anleitung zum Einrichten von personalisierten Abwesenheitsnotizen gibt es auf den Internetseiten von Microsoft.

Kostenloser Online-Kurs zu Grundlagen der Textverarbeitung

Ein sehr einfacher aber anschaulicher kurzer Online-Kurs zu den Grundlagen der Textverarbeitung bietet einen schnellen Überblick über die grundsätzlichen Arbeitsweisen und Möglichkeiten von Microsoft Office Word.

Anschaulich und verständlich erklärt findet hier jeder Neuling eine Erklärung zur Nutzung der Textverarbeitungssoftware Word. Erklärt wird alles an ganz alltäglichen Arbeitssituationen und – anforderungen für deren Bewältigung Word eine grosse Hilfe ist.

Den kompletten kostenlosen Grundlagenkurs zum Nachlesen gibt es bei teilalehrbuch.de

Einfaches persönliches Briefpapier mit Word 2007 erstellen

Die eigenen persönlichen Informationen kann man sehr einfach und schnell in ein Dokument einfügen, indem man z.B. eine Kopfzeile in das aktuelle Dokument einfügt. Diese Kopfzeile wird dann samt sämtlichen enthaltenen Informationen auf jeder Seite im Kopfbereich des Dokumentes eingefügt. Vorteil: ändernt man einmal einen Inhalt (z.B. die Telefonnummer) in der Kopfzeile, so wird dies automatisch für jede Seite geändert bzw. angepasst, auf der auch eine Kopfzeile angezeigt wird.

Und so erstellt man sein eigenes individuelles Briefpapier mit Hilfe einer Kopfzeile:

In der Menüleiste auf „Kopfzeile“ klicken und eines der vorgeschlagenen Layouts für die Kopfzeile auswählen (z.B. „Leer, drei Spalten“). Danach in jedes einzelne Feld „[Text eingeben]“ klicken und den Standardtext durch die eigenen Informationen ersetzen. Fertig ist das erste persönliche Briefpapier mit Hilfe einer Kopfzeile, die nun auf jeder einzelnen Seite erscheint und immer die selben Informationen enthält!

Deckblatt für Dokument in Word 2007 einfügen

Um in einem mit Word 2007 geschriebenen Dokument ein persönliches Deckblatt einzufügen, einfach in der Menüleiste auf „Einfügen“ klicken und im folgenden Fenster ein Deckblatt aus den vorgeschlagenen Layouts wählen. Mit Klick darauf bestätigen, schon wird dieses Deckblatt an den Anfang des aktuellen Dokumentes angehängt.

Dieses eben eingefügrte Deckblatt kann man recht leicht individuell und mit persönlichen Inhalten gestalten, indem man auf die Überschriften und sonstigen Titel klickt und diese mit den eigenen individuellen Angaben ersetzt.

Ebenso kann man das aktuell gezeigte Bild durch ein eigenes ersetzen. Dazu einfach mit Rechtsklick auf das Bild, im Dialogfenster auf „Bild ändern klicken“ und ein eigenes Bild auf der Festplatte aussuchen und einsetzen.

Exkurs: de-Mail

Heutzutage sind nicht einmal 5% aller EMails verschlüsselt. Mit de-Mail soll sich das ändern. Zur Eröffnung eines de-Mail Kontos müssen sich die Nutzer ausweisen und die Anbieter von de-Mail müssen sich an Auflagen zur IT-Sicherheit, zum Datenschutz und zur Verschlüsselung dieser EMails halten.

Dies hat das Bundeskabinett hat den entsprechenden de-Mail Gesetzesentwurf erst kürzlich verabschiedet und möchte damit seinen Bürgern die Möglichkeit bieten, per de-Mail eine vwerschlüsselte Kommunikation z.B. mit Behörden führen zu können.

Über folgende Anbieter kann man sich eine de-Mail Adresse sichern:

Weitere Anbieter werden ihr Angebot dahingehend bestimmt auch noch erweitern.

Signatur in Outlook einfügen

In Outlook 2007 kann man sehr einfach eine Signatur erstellen, die persönliche Informationen enthält und automatisch am Ende jeder EMail angehängt wird.

Dazu wählt man „Extras – Optionen“ und dann in dem sich öffnenden Fenster „E-Mail-Format“. Dann klickt man auf „Signaturen…“ und im darauffolgenden Dialogfenster auf die Schaltfläche „Neu“. Im nun öffnenden Fenster wählt man einen Namen für diese neue Signatur. Hinweis: dieser Namen ist nur für die eigene interne Übersicht, falls man einmal mehrere Signaturen erstellt hat und wird nicht in der EMail angezeigt!

Nach dem Eingeben eines Namens für diese Signatur auf die Schaltfläche „Ok“ klicken. Nun kann man im großen Textfeld unter „Signatur bearbeiten“ den gewünschten Text eingeben (z.b. eigener Name, Telefonnummer, EMailadresse usw.). Nach Eingabe aller Informationen mit „Ok“ bestätigen.

Ab sofort wird beim Erstellen einer neuen EMail der eben eingegebene Text am Ende der EMail angezeigt.

Wenn man für eine bestimmte EMail diese Signatur nicht haben möchte, löscht man sie einfach raus. Das gilt dann nur für diese eine EMail, für alle nächsten neuen EMails erscheint wieder die Signatur.

Outlook: Kontakte exportieren

Zum Exportieren der Kontakte in Outlook gibt es eine einfache Funktion in Outlook. Diese erreicht man in Office 2007 über „Datei – Importieren/Exportieren – In Datei exportieren – Persönliche Ordner-Datei“ und mit  „Weiter“ bestätigen. Dann muss man „Kontakte“ auswählen und bekommt ein Auswahlfeld, wohin auf dem Computer oder Notebook man die Exportdatei speichern möchte. Mit „Durchsuchen“ den Ort für das Abspeichern der Datei auswählen, unter „Dateiname“ einen Namen für die Datei wählen (Empfehlung: „kontakte“) und mit „Ok“ bestätigen. Im darauffolgenden Auswahlfeld „Keine Duplikate exportieren“ wählen und mit „Fertig stellen“ bestätigen. Im darauffolgenden Fenster kann man noch einen Namen vergeben und die zu erstellende Export- bzw. Sicherungsdatei – wenn gewünscht – mit einem Kennwort versehen. Nach Klick auf „Ok“ das eben gewählte Passwort vergeben, wieder auf „Ok“ klicken und schon wird die Exportdatei erstellt.

Hinweis:
Der nun folgende Prozess, bei dem sämtliche in Outlook gespeicherten Kontakte exportiert werden, kann – je nach Rechnerleistung und Anzahl der Kontakte – ein paar Minuten dauern.

Tastaturkürzel für die Druckvorschau in Excel

Kurz vor dem Drucken einer Excel-Tabelle möchte man oftmals eine Vorschau der Tabelle sehen. Um das über die Menüleiste machen zu können, benötigt man einige Klicks. Viel einfacher ist da ein sehr nützliches Tastaturkürzel. Dazu einfach „STRG + F2“ drücken, schon hat man die Druckvorschau für die aktuelle Tabelle. Um diese wieder zu schliessen und in den Bearbeitungsmodus zu wechseln, einfach den Button „Druckvorschau schliessen“ klicken!

Word und Excel für Dummies

Ein leicht zu lesendes und vor allem sehr verständliches Buch für alle Word- und Excel- Interessierten und eine sehr gute Einführung ins Thema Word 2003 und Excel 2003.

Mithilfe dieses Buches wird jeder Anfänger in der Lage sein, Textdokumente zu erstellen und sogar erste Tabellenkalkulationen mit Excel anfertigen zu können.

Verfügbarkeit und Kauf bei Amazon.de…

Tastaturkürzel für die Druckvorschau in Word

Kurz vor dem Drucken eines Dokumentes möchte man oftmals eine Vorschau des Dokumentes sehen. Um das über die Menüleiste machen zu können, benötigt man so einige Klicks. Viel einfacher ist da ein sehr nützliches Tastaturkürzel. Dazu einfach „STRG + F2“ drücken, schon hat man die Druckvorschau für das aktuelle Dokument. Um diese wieder zu schliessen und in den Bearbeitungsmodus zu wechseln, einfach den Button „Druckvorschau schliessen“ klicken oder wieder das Tastaturkürzel „STRG + F2“ drücken!

Texte aus der Zwischenablage ohne Leerzeichen in Word einfügen

Jeder kennt es:

Man möchte einen Text aus der Zwischenablage in Word einfügen. Das geht auch gut, nur fügt Word hierbei am Anfang des eingefügten Textes oftmals ein Leerzeichen ein. Das lässt sich einfang unterbinden:

In Word 2003 auf „Extras – Optionen – Bearbeiten“ / in Word 2007 auf „Office-Schaltfläche – Word-Optionen“ und dann „Erweitert“ klicken. Nun einfach das Kästchen „Ausschneiden und Einfügen mit Leerzeichenausgleich“ deaktivieren und danach mit „Ok“ bestätigen.

Ab sofort lassen sich Texte aus der Zwischenablage ohne ein Leerzeichen in Word einfügen.

Serienbriefe mit Office

Mithilfe von Office lassen sich in relativ einfachen Schritten Serienbriefe erstellen.

Damit kann man personalisierte Briefe verschicken, ohne das Dokument für jeden Empfänger umschreiben zu müssen. Es reicht, wenn man ein Hauptdokument anlegt, dieses an den entsprechenden Stellen für den Serienbrief anpasst und mithilfe einer Datenbankanbindung dann an sämtliche Adressen einer Datenquelle (z.B. Kundendatenbank) verschickt.

Den Haupttext für den Serienbrief erstellt man im Hauptdokument, sämtliche personalisierten Daten wie Name, Anschrift usw. werden dann aus der Datenbank importiert.

Weitere Informationen dazu gibt es auf den Internetseiten von Microsoft…

Bekannte Menübefehle aus Office 2003 für Office 2007 verwenden

Jeder, der länger mit Office 2003 gearbeitet hat kennt das: die altbekannten Befehle, mit denen man jahrelang gearbeitet hat, sind in Office 2007 an einer anderen Stelle untergebracht und erfordern ein Umdenken.

Microsoft bietet hierfür eine gute Möglichkeit, wie man nach dem Wechsel auf Office 2007 die Befehle leichter und schneller finden kann.

Gelöst wird dies über eine Online-Hilfe, die Flash erfordert. Ersatzweise gibt es diese Hilfe aber auch offline, wenn der Rechner z.B. nicht ans Internet angeschlossen ist.

Mehr Informationen zur Online-Hilfe gibt es hier:

Online-Hilfe Excel

Online-Hilfe Word

Online-Hilfe PowerPoint

Download der Hilfe für die Offline-Benutzung:

Download Offline-Version Excel

Download Offline-Version Word

Download Offline-Version PowerPoint