Zeit für das Abrufen von EMails in Outlook einstellen

Da diese Anforderung in letzter Zeit öfter aufgetaucht ist, hier eine kleine Anleitung, wie man die Zeit für das Abrufen der EMails in Outlook einstellen kann:

Extras – Optionen – E-Mail – Setup – dann auf den Button „Senden/Empfangen“ klicken und im nun folgenden Dialogfenster, etwa unterhalb der Mitte bei „Automatische Übermittlung alle XX Minuten“ die gewünschte Zeit einstellen.

Das Dialogfenster schliessen, das Fenster „Optionen“ mit Klick auf „OK“ schliessen und: fertig!

Screen Outlook Mailabruf in Zeit für das Abrufen von EMails in Outlook einstellen

Anstelle der hier gezeigten Zeit von 10 Minuten kann man natürlich jede andere Zeit einstellen, z.B. 15 Minuten oder 5 Minuten…

Outlook: Signaturen für unterschiedliche EMail-Konten

In einem älteren Artikel wurde schon beschrieben, wie man eine EMail-Signatur in Outlook anlegt.

Nun werden oftmals mehrere EMail-Adressen mit Outlook benutzt und man möchte diesen unterschiedlichen EMail-Konten auch eine jeweils andere Signatur zuordnen, die dann automatisch am Ende jeder neu erstellten EMail angezeigt wird.

Man erstellt wie in dem älteren Artikel „Signatur in Outlook einfügen“ beschrieben eine Signatur und mindestens eine weitere für ein zweites EMail-Konto.

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Regeln in Outlook sichern

Jeder kennt es: Man hat im Laufe der Zeit viele EMail-Regeln in Outlook angelegt, die dafür sorgen, dass eingehende EMails gleich beim Abrufen im gewünschten Unterordner in Outlook landen. Was aber, wenn nun die Festplatte den Geist aufgibt? Alle Regeln wieder neu erstellen? Nein, das muss nicht sein. Es geht viel einfacher!

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Anleitungsvideos für Publisher 2011

Im Vergleich zu Word und Excel gibt es für den Microsoft Publisher nur sehr wenige Buchveröffentlichungen. Von den großen deutschen Verlagen gibt es sogar kein Buch zur aktuellen Version des Desktop Publishing Programms von Microsoft. Obwohl kleinere Aufgaben durch dieses Office-Programm gut bewältigt werden können und der Publisher insbesondere für DTP-Einsteiger gut geeignet ist, fristet dieses DTP-Programm nur ein Mauerblümchendasein innerhalb der großen Office-Suite. Informationen zur Handhabung, Tipps und Tricks und Hinweise zu Problemlösungen sind sind rar gesäht, so freut es den Anwender umso mehr, dass auf der amerikanischen Office-Seite sich einige Anleitungsvideos finden. Dort wird beispielsweise dargestellt wie mit Templates (Vorlagen) gearbeitet oder wie ein Flyer erstellt werden kann. Weitere ausführliche Anleitungen finden sich dort auch in Textform. Ebenfalls werden auch die früheren Versionen Publisher 2003 und 2007 berücksichtigt.

http://office.microsoft.com/en-us/publisher-help/

Testversion für Office:Mac von Microsoft jetzt erhältlich

Obwohl schon seit Oktober 2010 verfügbar, hat Microsoft erst jetzt eine Demoversion der aktuellen Office-Software für den Mac veröffentlicht. Unter der URL http://www.microsoft.com/germany/mac kann eine 30-Tage-Testversion herunter geladen werden. Die Office Mac 2011 Version besteht aus den Programmen Word 2011, Excel 2011, Powerpoint 2011 und Outlook 2011. Bei der Home & Student Version fehlt – wie auch bei der Windows-Version – Outlook. Die Home & Student Version kostet 139 Euro und die Home & Business Version ist für 379 Euro erhältlich. Die Systemanforderungen bezüglich des Arbeitsspeichers liegen bei 1 GB RAM. Als Betriebssystem muss Mac OS X Version 10.5.8 oder höher installiert sein. Auf der Produktseite von Microsoft gibt es weiterhin die Möglichkeit sich zu einem Newsletter für die Mac-Office-Software einzutragen.

http://www.microsoft.com/germany/mac

Ältere Versionen von Microsofts Internet Explorer

Auch wenn es bereits einen Internet Explorer 8 gibt und eine Beta-Version des Internet Explorers 9 hat sich Microsoft dazu entschieden, auch ältere Versionen für Tests zur Verfügung zu stellen.

Grund ist der immer noch recht hohe Marktanteil dieser eigentlich schon sehr veralteten Browser. So haben der Internet Explorer 6 und die Version 7 immer noch einen geschätzten Marktanteil von ca. 20%.

Dies geht aus einer aktuellen Studie von Netmarketshare hervor.

Vor allem für Entwickler von Webseiten könnten daher die älteren Versionen des Internet Explorers wichtig sein, um damit ihre aktuell erstellten Webprojekte auf diesen alten Browsern zu testen. Gelöst wird die Möglichkeit des Testens durch virtuelle Maschinen, die unter Windows 7 problemlos laufen sollen.

Nähere Infos dazu und den Download der virtuellen Maschinen gibt es direkt bei Microsoft…

Word: Grafiken bzw. Clip-Arts in Dokumente einfügen

Eine recht einfache Möglichkeit, Dokumente in Word mit Grafiken „aufzupeppeln“ ist die Möglichkeit, Grafiken bzw. ClipArts einzufügen. Dabei kann man auf unzählige ClipArts in Word zugreifen.

Den Mauszeiger an die Stelle bewegen, an der man eine Grafik oder ein ClipArt haben möchte. In der Menüleiste auf „Einfügen“ klicken. Möchte man eine Grafik einfügen: auf das Symbol „Grafik“ klicken und im nun erscheinenden Dialogfeld die eigene Grafik auf dem Computer auswählen und mit Klick auf „Einfügen“ diese Grafik in das Dokument einfügen.

Möchte man ein ClipArt einfügen: auf das Symbol „ClipArt“ klicken und auf der rechten Seite im Feld „Suchen nach“ ein Suchwort eingeben (z.B. „Auto“). Auf das gewünschte Symbol klicken. Schon wird das gewünschte ClipArt in das Dokument eingefügt.

Diese ClipArts oder auch Bilder kann man bevorzugt in ein Textfeld einbinden, damit man dieses Textfeld frei an der gewünschten Position innerhalb des Dokuments positionieren kann.

Eine Anleitung zum Erstellen und Formatieren von Textfeldern in Word gibt es in einem früheren Artikel hier auf dieser Webseite…

Word 2007: Arbeiten mit Textfeldern

Eine einfache Möglichkeit, Dokumente in Word nach eigenem Geschmack und mit z.B. eigenen Bildern oder Grafiken zu gestalten, ist das Arbeiten mit Textfeldern. Vorteil dieser Textfelder ist die Möglichkeit, diese ganz frei und pixelgenau innerhalb des Dokuments zu positionieren und nach Belieben mit eigenen Bildern oder Grafiken zu füllen.

Anlegen eines Textfeldes:
Zum Anlegen eines Textfeldes klickt man in der Menüleiste auf „Einfügen“ und danach auf „Textfeld“. Im nun folgenden Auswahldialog klickt man auf „Einfaches Textfeld“. Nun wird ein Standard-Textfeld mit vorgegebener Größe, in vorgegebener Position und mit einem Standardtext in das Dokument eingefügt.

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Microsoft veranstaltet Kalenderwettbewerb

Noch bis zum 31. Januar 2011 läuft der von Microsoft veranstaltete Kalenderwettbewerb. Anwender der Office-Software 2007 und 2010 können unter der unten angegebenen URL ihre Kalenderkreationen für das Jahr 2011 der Öffentlichkeit zur Verfügung stellen. Kalender können entweder mit Word, Excel oder Publisher erstellt werden. Weniger geübte Anwender können als einen ersten Schritt die von Microsoft zur Verfügung gestellten Vorlagen herunterladen, bezüglich Format und Farbe verändern und dann wieder hochladen.

Den Kalenderwettbewerb hat derjenige Kalenderkünstler gewonnen, dessen Kalender die meisten Zugriffe aufweist.

Links:
http://office.microsoft.com/de-de/templates/kalenderwettbewerb-2011-FX101983778.aspx

Neues Videotraining zu Outlook 2010

Video2brain, 2002 von Gerhard Koren in Österreich gegründet, produziert zahlreiche Videotrainings für Programmierer, Grafiker und Office-Anwender. Ein neuer Trainingslehrgang zu Outlook mit dem Titel „Outlook 2010 Profiwissen“ ist vor kurzem erschienen. Nach ersten Angaben des Verlages steht in diesem Training die Selbstorganisation des Anwenders mit Hilfe des Email-Programms, des Kalenders und des Adressbuches im Vordergrund. So werden Hinweise gegeben wie Aufgaben bezüglich der Email automatisiert werden können. Auch der Einsatz des Adressbuchs als Datenquelle für Serienbriefe wird dargestellt. Weiterhin wird auch die Verwendung des Kalenders intensiv beschrieben. Das Inhaltsverzeichnis des Trainingsprogramms findet sich unter der angegebenen URL

„Outlook 2010 Profiwissen“ ist als Onlinetraining schon verfügbar. Als DVD-Medium kann ebenfalls über die Verlagsseite von Video2brain erworben werden. Bei Amazon ist es leider noch nicht erhältlich.

Links:
https://www.video2brain.com/de/products-633.htm

Word-Vorlagen für Briefpapier und Etiketten

Für jeden Anwendungsfall die passende Vorlage: Mit diesen Vorlagen gestaltet man die eigene Korrespondenz auf einfachste Weise.

Wenn man Etiketten, Visitenkarten, Briefvorlagen oder CD-Hüllen erstellen möchte, hilft der Avery Zweckform Assistent. Mit ihm lassen sich die verschiedenen Formate mit Leichtigkeit erstellen und ausdrucken. Dieser Assistent hilft einem durch den kompletten Prozess des Druckens. Dazu muss man einfach das gewünschte Format auswählen, mit eigenen Bildern oder Texten bestücken und im Anschluss daran das neu erstellte Dokument am Drucker seiner Wahl ausdrucken.

Mit dem Musterbrief-Assistenten von Smart Tools erspart man sich langes Suchen nach einer passenden Formulierung. In einem Dialogfeld gibt es eine Auswahl an 50 Musterbriefen für die unterschiedlichsten Bedürfnisse. Alle angebotenen Musterbriefe enthalten Formularfelder, in die man flexible Angaben wie z.B. Datum oder Namen schnell eingeben kann.

Passend dazu: Der kostenlose Falz- und Lochmarken-Assistent von Smart Tools. Mit ihm kann man kurzer Zeit exakte Falz- und Lochmarken für Dokumente in Word erstellen.

Rezension: Einführungsbuch zu Word 2007 von Caroline Butz

Word 2007 ist noch immer die Textverarbeitung, die am meisten verbreitet ist, obwohl mit Word 2010 schon seit einigen Monaten schon aktuellere Version vorliegt. Ziel in Word 2007 war es, die vielfältigen Funktionen Anfängern leichter zugänglich zu machen. Dafür wurde die Ribbon Bar eingeführt, eine Symbolleiste, die sich je nach Bedarf anpasst. Word-Anwender der ersten Stunde wissen, dass in Wordversionen für das Betriebssystem DOS es das selbe Prinzip schon einmal gab. Hier passten sich je nach Aufgabe die Auswahlmöglichkeiten am unteren Bildschirm an. Es ist also alles schon mal da gewesen.

Ein Einführungsbuch für Word 2007, das sich an Einsteiger richtet stammt von Caroline Butz und ist im Markt und Technik Verlag erschienen. Das 252 Seiten starke Buch mit dem Titel „Word 2007“ ist in der Reihe Bild für Bild erschienen und bereitet die verschiedenen Funktionen sehr anschaulich auf.

Zur Zielgruppe gehören Computereinsteiger und Textverarbeitungseinsteiger. Gegen Ende des Buches werden jedoch auch schon eher fortgeschrittenere Themen wie der Serienbrief behandelt. Das Layout ist durch zahlreiche sehr große Abbildungen bestimmt, die jeweils den Textwverarbeitungsbildschirm oder Teile davon zeigen. Weiterhin wird in den Abbildungen des Buches, den Bildschirmausschnitten genau angezeigt, wo mit der Maus geklickt werden muss. In der unteren Hälfte der Seite gibt es dann – passend zu den Abbildungen – eine Erläuterung in Textform, die gut strukturiert, die einzelnen Schritte noch einmal beschreibt. Alles in allem eine sehr gute grafische Aufbereitung, mit der man sich die einzelnen Themen gut erarbeiten kann.

Das Buch beginnt mit sehr grundlegenden Themen wie der Anwendung der Tastatur und der Maus. Hier werden z.B. die Funktionstasten erklärt oder der Doppelklick mit der Maus. Im Anschluss wird gezeigt, wie das Programm gestartet wird und wie der Bildschirm in Word aufgebaut ist. Kapitel drei hat die Überschrift „Der gekonnte Umgang mit Text“. Hier werden grundlegende Formatierungen und Schriftauswahl behandelt, aber auch Zeilenabstand und Abstand zwischen den Abständen. In den nächsten beiden Kapiteln geht es dann um Aufzählungen sowie um Kopf- und Fußzeilen. Das sechste Kapitel widmet sich ganz den Tabellen.

Der zweite Teil des Buches ist mit Word-Werkstatt überschrieben. Hier wird Schritt für Schritt mit Word eine Visitenkarte und ein professioneller Brief erarbeitet. Sicherlich nicht der schlechteste Weg, um sich die Funktionen der Textverarbeitung zu erarbeiten. Im weiteren Verlauf des Buches wird noch auf die Serienbrieffunktionen eingegangen und gezeigt, wie automatisch ein Inhaltsverzeichnis erstellt wird.

Caroline Butz ist ein gelungenes Buch zu Word 2007 für Einsteiger gelungen. Die Art und Weise, wie die Inhalte vermittelt werden, sind zielgruppengerecht und der Word-Einsteiger wird sicherlich aus dem Buch seinen Nutzen ziehen. Insgesamt eine attraktive Veröffentlichung zum Word 2007.

Preis und Verfügbarkeit bei Amazon in Rezension: Einführungsbuch zu Word 2007 von Caroline Butz

Quelle:
Caroline Butz (2007). Word 2007. München: Markt + Technik Verlag.
ISBN-13: 978-3-82724143-6

EMails mit Regeln in Outlook ordnen

Eingehende EMails können mit dem Regelassistenten von Outlook bei Eingang automatisiert in einen gewünschten Unterordner verschoben werden. Dies macht vor allem dann Sinn, wenn man von vielen unterschiedlichen Absendern EMails bekommt oder wenn man mehrere EMail-Adressen auf einmal mit Outlook abruft und verwaltet.

Dazu die gewünschte EMail markieren, in der Menüleiste auf das Ordnersymbol klicken. Im Dialogfenster Haken bei „Von“ setzen. Haken bei „Element in Ordner verschieben:“ setzen, Schaltfläche „Ordner auswählen“ klicken und den gewünschten Ordner auswählen, in die diese Nachricht verschoben werden soll. Mit „Ok“ bestätigen.

Auf die Schaltfläche „Erweiterte Optionen…“ klicken, im nun erscheinenden Dialogfenster den Haken bei „nur auf diesem Computer“ deaktivieren, Schaltfläche „Weiter“, Haken bei „diese in den Ordner Zielordner verschieben“ aktiviert lassen, Schaltfläche „Weiter“ klicken.

Nun kann man – wenn gewünscht – noch Ausnahmen zu dieser Regel hinzufügen. Ansonsten: Schaltfläche „Weiter“ klicken, einen Namen für diese neue Regel vergeben. Darauf achten, dass der Haken bei „Diese Regel aktivieren“ gesetzt ist und einen Haken setzen bei „Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Ordner ‚Posteingang‘ befinden“ setzen und mit „Fertig stellen“ die Einstellungen bestätigen.

Diese neue Regel verschiebt nun alle Nachrichten, die vom gewählten Absender stammen in den gewünschten Ordner. Da der Haken bei „Diese Regel aktivieren“ im letzten Schritt gesetzt war, werden nun ab sofort alle eingehenden Nachrichten des ausgewählten Absenders automatisch in den gewünschten Zielordner verschoben.

Erste Schritte mit Outlook 2010

Outlook 2010 bietet viele neue Features, die das Arbeiten erleichtern und effizienteres Arbeiten ermöglichen.

So wurde das Menüband eingeführt, das nun überall zu finden ist und zahlreiche Menüs ersetzt. Auch das Organisieren von EMail-Nachrichten, die nach Unterhaltungen angeordnet sind, wurde erleichtert und schafft einen übersichtlicheren Umgang dieser EMail-Nachrichten. Die Kalenderfunktion in Outlook erhielt auch einen Feinschliff und ist nun übersichtlicher gestaltet. Damit lassen sich Termine und Aufgaben noch leichter und effizienter verwalten. Auch das Verwalten der Kontakte wurde neu bearbeitet und schafft eine bessere Übersicht über die gespeicherten Kontakte. Man kann nun auch viel leichter und besser Kontakte gruppieren und mit Personen in der Kontaktliste schneller in Kontakt treten.

Eine ausführliche Beschreibung der neuen Features wir auf den Internetseiten von Microsoft angeboten.

Abwesenheitsnotizen in Outlook 2007

Jeder kennt es: Man ist für ein paar Tage in Urlaub oder auf Dienstreise und möchte, dass die Kunden eine entsprechende Information hierüber bekommen. Diese sogenannte Abwesenheitsnotiz läßt sich frei formulieren und man kann z.B. Ansprechpartner mitsamt Kontaktdaten in diesen Abwesenheitsnotizen nennen.

Eine ausführliche Anleitung zum Einrichten von personalisierten Abwesenheitsnotizen gibt es auf den Internetseiten von Microsoft.

Kritische Lücke in Office 2010 wird geschlossen

Gleich mehrere Sicherheitslücken werden mit dem nächsten Patch von Microsoft am 09. November 2010 geschlossen. Betroffen sind Nutzer, die Microsoft Office 2010 auf dem Computer installiert haben.

Die Sicherheitslücken wurden als kritisch eingestuft. Deshalb wird empfohlen, dieses Update unbedingt durchzuführen.

In diesem Update wird auch gleichzeitig das Windows Tool zum Entfernen bösartiger Software auf einen aktuellen Stand gebracht. Dieses wird monatlich upgedatet.

Mehr Informationen dazu finden sich auf den Internetseiten von Microsoft.

Kostenloser Online-Kurs zu Grundlagen der Textverarbeitung

Ein sehr einfacher aber anschaulicher kurzer Online-Kurs zu den Grundlagen der Textverarbeitung bietet einen schnellen Überblick über die grundsätzlichen Arbeitsweisen und Möglichkeiten von Microsoft Office Word.

Anschaulich und verständlich erklärt findet hier jeder Neuling eine Erklärung zur Nutzung der Textverarbeitungssoftware Word. Erklärt wird alles an ganz alltäglichen Arbeitssituationen und – anforderungen für deren Bewältigung Word eine grosse Hilfe ist.

Den kompletten kostenlosen Grundlagenkurs zum Nachlesen gibt es bei teilalehrbuch.de

Features und Vorteile des neuen PowerPoint 2010

Mehr Möglichkeiten als je zuvor stehen mit dem neuen Microsoft PowerPoint 2010 zur Verfügung. Damit lassen sich dynamische Präsentationen erstellen und für das Publikum freigeben. Spannende neue Audiofeatures und visuelle Effekte helfen, eine klare und eindrucksvolle Vorstellung zu geben, die einfach zu erstellen ist und mit der die Zuschauer beeindruckt werden können.

Zudem können mit PowerPoint 2010 Präsentationen zusammen mit anderen Personen bearbeitet oder Präsentation online bereitgestellt werden, damit man von überall per Internet oder über ein Smartphone darauf zugreifen kann.

PowerPoint 2010 bietet neue und verbesserte Tools, die bei der Erstellung von attraktiven und aufwendigen Präsentationen helfen.

Ein Beispiel dieser Tools ist die neu geschaffene Möglichkeit, Videos in PowerPoint einzubinden und zu bearbeiten. Die Einbindung von Videos mit Formatierungs-Effekten und Überblendungen verleiht den Präsentationen einen professionellen Ausdruck und weckt ein noch größeres Interesse.
Die Videos sind in PowerPoint eingebettet und ersparen somit die Verwaltung weiterer Dateien.

Mehr Informationen und neue Features gibt es auf der Webseite von Microsoft…

Microsoft Office 2011 für Mac ist nun erschienen

Die Software Microsoft Office 2011 für Mac enthält neben dem Textverarbeitungsprogramm Word, dem Präsentationsprogramm PowerPoint, der Tabellenkalkulation Excel und der Chatsoftware Messenger zum ersten Mal auch das E-Mail-Programm Outlook in einer Version für das Apple-Betriebssystem Mac OS X.

Das Home and Business – Paket kostet für eine Lizenz 249 Euro, für zwei Lizenzen bezahlt man 379 Euro. Die Home and Student – Lizenz kostet für eine Lizenz 109 Euro und für drei Lizenzen 139 Euro.

Mit Microsoft Office Outlook Connector für Outlook 2010 auf Windows Live Hotmail-Konto zugreifen

Nutzer von Hotmail oder Live können mit dem Microsoft Office Outlook Connector nun per Outlook auf Ihr Mail-Konto zugreifen. Sie benötigen dazu lediglich Outlook 2003, 2007 oder 2010.

Mit Microsoft Office Outlook Connector kann man EMails mit Outlook schreiben und lesen. Auch Live-Mail-Kontakte können damit einfach verwaltet werden. Änderungen werden mit Ihren Konten synchronisiert. Die neue Version 14.1 bringt nach Angaben von Microsoft einige Neuerungen mit, wie eine stabilere Verbindung zu Hotmail und die Synchronisierung der Junk Filter Einstellungen. Auf der Seite von Microsoft gibt es auch eine 64-Bit-Version zum Download.

Mit Microsoft Office Outlook Connector kann man somit auch offline arbeiten und seine EMails und Kontakte mit Outlook verwalten.

Das kostenlose Programm Microsoft Office Outlook Connector gibt es bei chip.de als Download